ÜNİKYS : Kalite Yönetim Sistemi Yazılımı

Kalite Yönetim Sistemi; Kurumun kaynaklarını etkin kullanan, sürekli iyileştirme felsefesini benimseyen, bağımsız tüm birimlerini bütüncül bir sistem içerisinde değerlendiren ve paydaşlarını sisteme dahil eden bir kalite yönetim anlayışına uygun olarak tasarlanan bir yazılımdır. “ÜNİKYS” adını verdiğimiz bu yazılımla eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ve idarî hizmet süreçlerinin, kuruma ait risklerin değerlendirilmesi ve iyileştirme faaliyetlerinin yapılabilmesi amaçlanmaktadır.

Ondokuz Mayıs Üniversitesi tarafından geliştirilmekte olan bu yazılımla, Yükseköğretim Kalite Kurulunun temel görevlerinden biri olan Yükseköğretimde Kalite Kültürü konusundaki farkındalığın arttırılması ve kalite güvencesi uygulamalarının yaygınlaştırılması hedeflenmektedir. Kalite Kültürünün yaygınlaşmasının bir parçası olarak üniversite bünyesindeki her birim kalite elçileri aracılığıyla sisteme katkı sağlayacaktır. Bu sayede veriler kaynağından en doğru şekilde alınacak ve birimler ile üniversite üst yönetimi arasındaki etkileşim artacaktır.

Genel Bilgiler

Modüller

Veri ve Gösterge Yönetimi: Veri ve Göstergeler modülü, Kalite Yönetim Sistemi altında yükseköğretim kurumları bünyesinde yürütülen tüm süreç ve faaliyetlerin performansını takip etmek üzere, kurum içi veya dışından belirlenen veri ve göstergelerin toplanması, analiz edilmesi ve raporlandırılması ile üst yönetimin karar verme süreçlerini kolaylaştırmaktadır.
Süreç Yönetimi: Yürütülen tüm faaliyetleri kapsayan süreçlerin tanımlandığı ve izlendiği menüdür. ÜNİKYS yazılımı ile kurum genelinde süreç yönetimi adına bütünleşik bir yapı sağlanmaktadır.
Risk ve Fırsat Yönetimi: Süreç Faaliyetlerine ait Riskler ve Fırsatlar belirlenerek, yürütülen faaliyetlerin iyileştirilmesi hedeflenmektedir. Modüldeki risk çevrimi ile, üniversitede uygulanan risk ve fırsat yönetiminde bütünleşik bir yapı sağlanmaktadır.
Geri Bildirim Yönetimi: İç veya dış paydaşlardan gelen geri bildirimlerin kurumdaki ilgili birimle doğrudan ilişkilendirilerek bildirimin sonuçlandırılması sağlanmaktadır. Geri bildirimler modülü “TS ISO 10002 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi”ne uygun olarak tasarlanmıştır.
İç Değerlendirme Yönetimi: İç Değerlendirme menüsü ile, Yükseköğretim kurumunun; liderlik, eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerine ilişkin kalite güvence süreçleri izlenmektedir.
İyileştirme Yönetimi: İyileştirme Yönetimi modülü ile üniversitede yürütülen faaliyetlere ait süreçler, eylem planları, riskler ve geri bildirimlerle ilişkili olarak mevcut işlemlerin düzeltilmesine ve iyileştirilmesine yönelik aksiyonlar gerçekleştirilebilmektedir.
Eylem Planı Yönetimi: Eylem planları, kurumun iç ve dış değerlendirme sonuçlarında tespit edilen iyileştirmeye açık alanlara yönelik planlanan uygulama adımlarının izlendiği menüdür. Sistem üzerinde sınırsız sayıda eylem planı tanımlanabilir.

Anket İşlemleri: Süreçlerin bir parçası olarak, kurum içinde düzenlenen Anket İşlemleri bu menü altından yürütülmektedir.
Doküman Yönetimi: Kurumda kullanılan tüm dokümanların yer aldığı menüdür. Kalite yönetim sistemi standartlarına uygun olarak tüm dokümanların standart kodu, revizyon numarası vb. işlemlerinin takibi sistem üzerinden gerçekleştirilebilmektedir.
Duyurular: Sistem üzerinde gerçekleştirilen değişiklikler hakkında kullanıcıları bilgilendirmek için kullanılan menüdür.
Raporlar: Sistemdeki modülere kaydedilen verilerden oluşturulan tüm raporlar bu menüde bulunmaktadır.

Kullanıcılar

Sistem üzerinde; Süper Admin, Admin, Üniversite Yöneticisi, Süreç Koordinatörü, Etiket Sorumlusu, Sorumlu Komisyon Üyesi, Süreç Yöneticisi, Kalite Sorumlusu, Paydaş İletişim Sorumlusu ve Rapor Yetkilisi olmak üzere 10 çeşit kullanıcı rolü tanımlanmıştır.

Süper Admin: Sistem üzerindeki yetkili kullanıcıdır. Stratejik planla ilgili tüm tanımlamaları yapar. Kullanıcı yetkilendirme, takvim belirleme ve stratejik planın tamamlanmasından sorumludur.
Admin: Sistem üzerindeki yetkili kullanıcıdır. Stratejik planla ilgili tüm tanımlamaları yapar. Kullanıcı yetkilendirme, takvim belirleme ve stratejik planın tamamlanmasından sorumludur.
Üniversite Yöneticisi: Sistem üzerinde üniversiteye ait tüm raporlamaları görebilme ve indirebilme yetkisine sahip kullanıcıdır.
Süreç Koordinatörü: Sistem üzerinde kendine tanımlanmış süreçlerle ilgili talepleri değerlendirebilir.
Etiket Sorumlusu: Kurumsal gösterge etiket gruplarından sorumlu kullanıcıdır. Kurumsal göstergeler değerlerinin başarı durumuna göre yönetim görevleri verme yetkisine sahiptir.
Sorumlu Komisyon Üyesi: İç Değerlendirme modülü için Kurum İç Değerlendirme raporlarını oluşturmakla sorumlu kullanıcıdır.
Süreç Yöneticisi: Sistem üzerinde kendine tanımlanmış süreçleri ekleme/düzenleme yetkisi bulunan kullanıcıdır. Süreç elçisinden gelen uyarlama talebini değerlendirebilir ve koordinatörün değerlendirmesi için yeni talep oluşturabilir.
Kalite Sorumlusu: Sistem üzerinde, kendine tanımlanan alandaki veri girişini doğru yapmakla sorumlu kullanıcıdır.
Paydaş İletişim Sorumlusu: Dış kaynaklardan gelen geri bildirimleri sisteme eklemekle sorumlu kullanıcıdır.
Rapor Yetkilisi: Birimi adına oluşturulan tüm raporları görme yetkisi bulunan kullanıcıdır.